Toplantı Tutanağı Nedir?

Toplantı tutanağı, olağan veya olağanüstü genel kurul gibi toplantılarda alınan kararların ve yapılan görüşmelerin yazılı hale getirilmesi için kullanılan bir belgedir. Aynı şekilde, yönetim kurulu veya toplu yapı temsilciler kurulu gibi organların toplantılarında da tutanak tutulur. Apartman veya site toplantıları da bu kapsamda tutulan tutanaklara örnektir.

Apartman veya site toplantılarında tutanak, genellikle aşağıdaki unsurları içerir:

1. **Toplantının Tarihi ve Saati**: Tutanakta toplantının yapıldığı tarih ve saat belirtilmelidir.

2. **Toplantıya Katılanlar**: Toplantıda bulunan kişilerin adları ya da daire numaraları belirtilmelidir.

3. **Gündem Maddeleri**: Toplantıda ele alınan konuların gündem maddeleri sıralanır.

4. **Kararlar**: Toplantıda alınan kararlar detaylı bir şekilde yazılmalıdır. Kararlar oy çokluğu ile alınıyorsa, oy verenlerin sayısı ve sonuçlar da tutanağa geçirilmelidir.

5. **Tartışmalar ve Fikirler**: Toplantıda yapılan tartışmalar ve ortaya konan fikirler özetlenerek belirtilmelidir.

6. **Diğer Hususlar**: Toplantı sırasında önemli görülen diğer hususlar da tutanağa eklenmelidir.

Toplantı tutanağının doğru ve eksiksiz doldurulması, gelecekte oluşabilecek hukuki veya komşuluk ilişkilerinden kaynaklı anlaşmazlıkların çözümü açısından oldukça önemlidir. Tutanağın düzenli bir şekilde tutulması, apartman veya site yönetiminde yaşanabilecek sorunların belgelenmesi ve çözümü için de büyük bir yardımcıdır. Bu nedenle, toplantı tutanaklarının titizlikle doldurulması ve saklanması önemlidir.

Apartman Toplantı Tutanağı Tutmak Zorunlu Mu?

Evet, apartman veya site yönetiminde yapılan toplantılarda alınan kararların yazılı hale getirilmesi ve tutulması, Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 32. maddesi gereğince zorunludur. Bu kararlar, genellikle "karar tutanağı" adı verilen belgelerde kayıt altına alınır.

Kat malikleri kurulu kararları için belirli şartlar bulunmaktadır ve bu şartlar KMK'nin 32. maddesinde belirtilmektedir:

1. Kararlar, sayfa numaraları taşıyan her sayfası noter mührüyle tasdikli bir deftere yazılır (karar defteri).
2. Her sayfa, toplantıda bulunan bütün kat malikleri tarafından imzalanır (imzalar).
3. Karara aykırı oy verenler, bu aykırılığın sebebini belirterek imza koyarlar (itiraz şerhleri).

Bu şartlar, kararların geçerliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için konulmuştur. Dolayısıyla, apartman veya site yönetimi tarafından yapılan toplantılarda alınan kararların karar defterine kaydedilmesi ve kat malikleri tarafından imzalanması önemlidir. Bu belgeler, gelecekte yaşanabilecek hukuki veya idari sorunlarda referans oluşturur ve belge niteliği taşır. Bu nedenle, kat malikleri kurulu kararlarının kayıt altına alınması ve tutulması mevzuat gereği zorunludur.

Apartman Toplantı Tutanağı Örneği

Toplantı tutanağında on önemli maddenin bulunması gerekir.
Tutanakta;
(1) Toplantının adı, tarihi, saati ve yerinin belirtilmesi (tutanak başlığı / başlık)
(2) Toplantının gündeminin ve gündem maddelerinin yazılı olması (gündem maddeleri)
(3) Katılımcıların kim olduklarının yazılması (katılımcılar)
(4) Katılımcıların tümünün her sayfada imzaları (imzalar)
(5) Bağımsız bölüm sayısı çok ise katılımcıların yerine divan heyetinin her sayfada imzası (divan heyeti) 
(6) Bağımsız bölüm sayısı çok ise toplantı katılım listesi (hazirun listesi) 
(7) Kararların yazılması (kararlar) 
(8) İtirazi kayıtların işlenmesi (itirazlar)
(9) Karar tutanağının düzenlenmesi (düzenleme)
(10) Tutanağın katılmayanlara gönderimi (tebliğ)